ضعف الأداء الوظيفي، هجرة الكفاءات، الصراع المكتبي. تُمثل هذه الأمور بعضاً من أسوأ المخاوف التي يخشاها العديد من القادة الإداريين. وبالرغم من عدم وجود حل واحد لجميع هذه المشاكل، إلا أن هناك قاسم رئيسي مشترك يجمع بينها، ألا وهو التوقعات غير الوضحة أو المتطابقة (بالانجليزية: Unmatched or Unclear Expectations). أداء كل شخص وإنتاجيته في العمل مبنية على أساس نظرته إلى محيطه، لذا فإن غياب التوقعات الواضحة والمفهومة من قِبل الشخص يدفعه لخلق نظرة تحليلية وشخصية للأمور وافتراض توقعات قد لا تمت للواقع بصلة. حيث أن عدم تحديد التوقعات بوضوح في بيئة العمل كثيراً ما تدفع بالموظف إلى العمل بناءاً على ما يُفضله من عادات وأساليب قد لا تلبي احتياجات زملائه أو مؤسسة العمل. لذا ومن أجل تحقيق أداء أمثل وتطوير علاقات قوية في إطار بيئة العمل، كان لازماً أن تكون التوقعات المبنية من أي فريق عمل واضحة ومفهومة ومتفق عليها في كلٍ من المجالات التالية:
• إطار العمل: عضو الفريق بحاجة إلى معرفة المتوقع منه من أداء وعمل. كما أنه بحاجة إلى معرفة مستويات جودة العمل المطلوبة، والمعايير التي تحدد نجاح عمل ما حال انجازه. لذا يتوجب عليك كقائد لفريق عمل تحديد مسؤوليات كل عضو مع بيان دوره الوظيفي في إطار واضح ومتفق عليه مُسبقاً.
• التواصل المؤسسي: العديد من الخلافات في أي بيئة عمل تبدأ نتيجة لعدم تطابق التوقعات مع أساليب وتوجهات التواصل المؤسسي. حيث يتوجب على أي قائد لفريق عمل تحديد كيفية التواصل بين أعضاء الفريق من جهة وبين الفريق والجهات الخارجية ذات الصلة من جهة أخرى، وذلك عن طريق توضيح ماهية التواصل ووقته وقنواته، وأن لا تُترك هذه المهمة للصدفة.
• إدارة الوقت: ماذا تعني عبارة "أنا بحاجة لهذا التقرير يوم الخميس"؟ هل تعني أن التقرير يجب أن يكون على المكتب في بداية يوم العمل أو على نهايته؟ كقائد لفريق عمل أسأل نفسك: هل بعرف أفراد فريقي ما هو الإطار الزمني المتوقع منهم للإستجابة لاستفسارات الزبائن أو زملاء العمل أو الإدارة العليا؟ تذكر أنه بدون وضوح التوقعات المُتعلقة بإدارة الوقت، فإن فريق عملك قد يستغرق أغلب وقته على البريد الإلكتروني أو الهاتف سعياً في الحصول على استجابة فوري، أو العكس بافتراضه أن الانتظار لعدة أيام هو إطار زمني عادي ومقبول للاستجابة لطلب ما.
• الثقافة المؤسسية: عندما يتم توظيف خريجي الجامعات أو الكفاءات المهنية من مؤسسات أخرى، فأنه عادة ما تنقُل معها إلى بيئة العمل عاداتها وتجاربها السابقة. وإذا كانت تلك التجارب والعادات تختلف عن الطريقة التي تتم بها الأمور في بيئة العمل الحالية، فإن النتيجة ستكون حتماً مجموعة من التوقعات الغير متطابقة والتي قد تؤدي إلى تصور الآخرين بأن من تم توظيفهم ليسوا مناسبين لبيئة العمل. وهذا يعتبر من الأسباب الرئيسية لضعف الأداء الوظيفي والصراعات الشخصية. لذا تذكر بأن تساعد زملائك الجدد على فهم ومطابقة سلوكياتهم وأساليبهم مع توقعات الثقافة المؤسسية في بيئة العمل.
توقعاتك تخلق بيئة العمل
سَأَل مدير تنفيذي أحد المترشحين لشغل وظيقة قيادية: "أخبرني عن الموظفين في المؤسسة التي تركت العمل بها"، فأجاب المترشح: :لم يكونوا على كفاءة في العمل، حيث كان يتوجب علي دائماً مراقبتهم لكونهم كسالى في العمل وغالباً ما يحاولون التحايل على سياسات وأنظمة مؤسسة العمل. بشكل عام، التواصل معهم كان سيئاً، وكثيراً ما كانوا يقاومون أي تغيير مُقترح، واهتمامهم الأول يصب لمصلحتهم ومن أجل متطلباتهم". فأجاب المدير: "للأسف، هذا الصنف من الموظفين ستجده في مؤسستنا أيضاً، ولا يبدو أنك ستستمتع بالعمل معنا. شكراً لوقتك".
عندما جلس المترشح التالي، سأله المدير التنفيذي نفس السؤال، فأجاب المترشح: "كانوا متميزين! على الرغم من أن كثير منهم لم يكونوا مؤهلين لشغل وظائفهم وغالباً ما أواجه صعوبة في التواصل معهم، إلا إننا كنا جميعاً نسعى كفريق لتحقيق النجاح. وعلى الرغم من اختلاف مبادئنا وقيمنا في العمل، إلا إننا اتفقنا على العمل معاً ومساعدة الآخر في إطار مُتوافق عليه بين الجميع". هنا أجاب المدير: "ممتاز! نفس الصنف من الموظفين ستجده في مؤسستنا أيضاً. متى بإمكانك الالتحاق بالعمل معنا"؟
نقطة أخيرة
"هناك طريقان لتكون سعيداً: أن تعمل على تحسين واقع حياتك، أو أن تعمل على خفض مستوى توقعاتك الشخصية" - Jodi Picoult، مؤلفة أميركية.
نشر هذا المقال بتاريخ 12 نوفمبر 2015 في عمود "درايش" بجريدة "النجمة الإسبوعية" الصادرة عن شركة نفط البحرين (بابكو). للاطلاع على المقال المنشور في صيغة PDF
